Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné. En bureautique, elle coordonne le travail d’une équipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes.

Principales tâches et activités 

Effectuer les opérations nécessaires à l’organisation scolaire et au bon déroulement des activités pédagogiques

• Créer les horaires de cours pour l’organisation scolaire, notamment :
• Préparer, planifier et assurer le suivi du calendrier des cours pour tous les groupes liés au campus;
• Tenir à jour les informations dans les systèmes informatiques;
• Produire les horaires en fonction des besoins des programmes, de la disponibilité des locaux et des enseignants;
• Traiter les contraintes horaires, ajouts, reprises et annulations de cours;
• Intégrer les différentes activités dans la planification des horaires des étudiants et des enseignants (conférences, stages, ateliers, réunion, etc.);
• Communiquer les informations liées aux horaires et procéder aux modifications nécessaires lorsque requis;
• Rédiger et communiquer les messages importants aux étudiants et aux enseignants.

Effectuer les opérations en lien avec la création des codes de frais en collaboration avec le Service des finances et effectuer les tâches en lien avec la programmation de la facturation automatique

• Vérifier les codes de frais transmis par le Service des finances et faire les ajustements requis pour les activités créditées et de la RAC
• Veiller à la programmation de la facturation automatique dans le module d’admission en ligne

Effectuer les opérations en lien avec la préparation des affichages

• Lors de chacun des affichages à la formation continue, effectuer les opérations administratives permettant de produire la liste des cours à afficher pour chaque discipline et assurer les différents suivis en vue de la validation et la diffusion de cette liste par les membres de l’équipe.
• Surveiller régulièrement l’état des assignations et faire le lien dans le système pédagogique du collège.

Effectuer les tâches administratives nécessaires au déroulement du service

• Coordonner les activités de tutorat par les pairs :
• Effectuer les demandes d’ouverture de tâches auprès du Service des ressources humaines,
• Transmettre les documents et consignes aux tuteurs.trices, et répondre aux questions (au besoin)
• S’assurer de la transmission des feuilles de temps et la saisie des heures dans le système de rémunération
• Assurer le suivi des absences des enseignants :
• Communiquer l’information relative aux absences aux personnes concernées;
• Planifier les reprises lorsque requis, selon le moment de la session, la disponibilité des locaux et des cohortes

• Planifier les opérations nécessaires aux évaluations des enseignements

Tâches diverses :

• Au besoin, agir comme pair d’expérience dans le cadre du programme d’insertion professionnelle et d’évaluation du personnel professionnel.
• Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes

Scolarité

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Exigences

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques.
• Maîtriser l’application des règles et l’analyse des contraintes applicables dans le cadre de la création des grilles de cheminement et des horaires de cours. La personne doit réussir le test écrit.
• Être apte à réaliser des tâches de programmation dans le module d’admission de Clara. La personne doit réussir le test.

Atouts

Connaissance du système CLARA Pédagogie

N^o de concours : 2324-ST-057 | N^o de poste : 855-405-01

Service: Formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations

Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet

Supérieur immédiat : Nathalie Ballieux

Ancien titulaire : Kevin Tremblay

Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2024;

Salaire : De 24,21$ à 32,32$ l’heure;

Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30;

Lieu de travail : 6220 rue Sherbrooke est;

Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue

Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2324-ST-057 avant 16 h 30, 22 novembre 2023, à https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/.