Agent.e de soutien administratif, classe 1

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Collège de Maisonneuve
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps partiel
Entreprise : Collège de Maisonneuve
Arrondissement : Mercier—Hochelaga-Maisonneuve
Date de publication : 6 septembre 2022
3800 rue Sherbrooke est
Québec H1X 2A2
514 254-7131

Sommaire du poste

Description du poste :

Coordonner et réaliser le travail de soutien administratif ainsi que la gestion documentaire :
• Tenir à jour des bases de données et l’inventaire des documents reliés aux besoins du service;
• Agir comme intervenant pivot auprès des autres services notamment les finances et les ressources humaines dans le traitement quotidien des informations;
• Organiser ses méthodes de travail de façon à permettre rapidement une reddition de compte sur l’avancement des travaux et classer les documents et les pièces aux dossiers selon le plan de classification adopté par le Collège.
Assurer les opérations administratives reliées aux travaux immobiliers, aux suivis financiers, ainsi qu’avec les fournisseurs et les professionnels externes :
• Recevoir, traiter, vérifier et classer les pièces justificatives des ententes avec les différents partenaires, fournisseurs et professionnels :
o Planifier les opérations pour permettre de la reddition de comptes périodiques (saisie de données, production et mise à jour de documents, production de fichiers de suivi au besoin, etc).
• Réaliser les suivis administratifs ou financiers requis pour maintenir à jour les opérations budgétaires requises autant dans les opérations du service que pour les projets:
o Fournir une assistance sur certains rapports pour les suivis de projets (cheminement entente contractuelle, rapport des dépenses, progression des paiements, etc.);
o Effectuer des opérations en lien avec la reddition de comptes et le suivi administratif des projets :
• Préparer des documents, des analyses et différentes écritures comptables et extraire des rapports à l’attention des gestionnaires et chargé de projet;
• Colliger l’information et assurer les suivis en lien avec les activités de fermeture de projets;
• Structurer les informations en cours de projet de façon à extraire les données requises lors de réclamations.
• Effectuer des opérations en lien avec la planification des projets, le respect des échéanciers et le suivi nécessaire auprès des fournisseurs, des entrepreneurs, des professionnels en construction, du personnel des services du Collège, de la communauté, etc.;
• Effectuer les suivis auprès de certains fournisseurs – fournisseur ascenseur, gestion matières résiduelles etc de même que l’information à la communauté concernant la tenue de travaux;
• Faire le suivi des communications dans la boite info-chantiers.
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Compétences et qualifications requises :

Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Expérience
Avoir un minimum d’une (1) année d'expérience pertinente.
Exigences
• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;
Atouts
• Connaissance de logiciels de gestion;
• Expérience en contexte de gestion de projet;
• Connaissance du processus d’appel d’offres;
• Expérience en administration de projets de construction.

Avantages offerts :

Des conditions gagnantes pour s’épanouir

  • Facile d’accès en transport en commun ou actif (métro, autobus, Bixi, abri vélo) et stationnement sur place
  • Possibilité de télétravail
  • Horaire de 35 heures par semaine ou moins
  • Politique de conciliation travail-famille
  • Banque de congés maladie et sociaux
  • 20 jours de vacances annuelles et 13 jours fériés
  • Jusqu’à 2 mois de vacances pour le personnel enseignant
  • Régime de retraite avantageux et prestation prédéterminée (RREGOP)
  • Assurances collectives
  • Programme d’aide aux employés pour obtenir du soutien lié à la famille, à la santé psychologique ou physique, au travail, aux dépendances; à une situation financière ou juridique
  • Remboursement du perfectionnement professionnel et des frais de scolarité
  • Évaluation ergonomique des postes de travail
  • Programme d’incitation à l’activité physique (rabais de 30 % pour l’inscription à une activité physique)
  • CPE La Vermouilleuse (priorité aux employés)
  • Tarifs préférentiels (Apple, Rogers, Centre sportif du Parc olympique, Énergie Cardio, clinique Action Sport Physio Maisonneuve Rosemont)
  • Accréditation Cégep Vert
Comment postuler :

COMMENT POSTULER?
Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2223-ST-030 avant 16 h 30, le 14 septembre 2022, à https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/.

Postuler
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