Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies, et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur, et ce, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Principales tâches et activités

Effectuer les tâches de secrétariat pour les directeurs adjoints.

• Gestion des agendas : o Prise de rendez-vous et gestion des appels téléphoniques des directeurs adjoints dont elle relève; o Assure la mise à jour des différentes rencontres; o Fixe des rencontres à la demande du directeur adjoint; o Gère les appels téléphoniques; o Prépare les documents nécessaires pour les rencontres du directeur adjoint;

• Rapport et suivi : o Déclaration des absences (syndicale, vacances, etc.) des employés sous la supervision du directeur adjoint; o Impression et notification des écarts importants dans les états variables. • Organise les rencontres des comités : convocation des rencontres, réception et transmission des documents requis, réservation de locaux. • Rédige les communications et les lettres.• Reçoit les plaintes et intervention de premier niveau.

Effectuer des opérations administratives et cléricales pour les programmes placés sous la responsabilité des directions adjointes dont relève le poste. • Préparer et acheminer : demandes de personnel, de remboursement, de demande de paiement, de transferts budgétaires pour les départements, feuilles de temps, etc; • Faire le suivi budgétaire pour certains départements; • Planifier, convoquer et organiser les réunions des comités de programmes et de départements pour les directeurs adjoints dont relève le poste; • Préparer les listes des membres de chacun des comités programmes (mise à jour : 2 fois par année); • Recevoir les procès-verbaux des comités de programme, faire le suivi de leur approbation et les transmettre afin de les rendre accessibles sur le système d’information sur les programmes; • Recevoir et classer les plans de cours et faire les suivis requis (tâche partagée).

Effectuer les opérations relatives à l’application de programmes, d’activités ou de règlements spécifiques qui lui seront confiés. • Les dossiers sont de plusieurs natures, par exemple: o Effectuer diverses opérations nécessaires à l’application de règlements ou procédures (ex : lettres de plagiat); o Gestion de l’entrée des absences des enseignants; o Gestion des fournitures, etc; Accueillir les personnes se présentant à la direction des études. • Déterminer leurs besoins et les orienter vers la personne ou le service concerné • Offrir, lorsque possible, un traitement de premier niveau : cueillette d’information et liaison auprès des instances concernées, résolution de problèmes;

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes

Scolarité

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience

Avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Autres exigences • Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit; • Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques. • Service client et service de première. La personne doit réussir le test.

Atouts

• Faire preuve d’initiative et d’autonomie. • Connaître les logiciels Clara. • Connaissance de OneNote.

N o de concours : 2324-SR-056 | N o de poste : 815-505-01

Service: Direction des études

Statut : Personne salariée régulière à temps complet

Supérieure immédiate : Marie-Josée Delorme

Titulaire : Gina Jiménez

Période : Dès que possible;

Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure;

Horaire : Du lundi à vendredi de 8h00 à 16h00;

Lieu de travail : 3800 rue Sherbrooke Est, Montréal

Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.

Les personnes intéressées doivent compléter leur profil de candidature et postuler sur
l’affichage numéro 2324-SR-056 avant 16 h 30, le 21 novembre 2023, à
www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi.