La Ville de Montréal-Est désire pourvoir un poste de secrétaire de direction à la Direction des travaux publics. Il s’agit d’un poste temporaire avec possibilité de permanence.

Le travail consiste à effectuer diverses tâches de secrétariat relatives à la Direction des travaux publics. Le ou la titulaire doit, de plus, agir en qualité d’aide-conseil en ce qui concerne les tâches de secrétariat.

EXEMPLES DES TÂCHES ACCOMPLIES

1.   Rédige et signe de la correspondance d’ordre général et non technique telles que réponses à des demandes d’information en ce qui a trait aux activités et aux directives, confirmation de décisions administratives, renseignements sur les dossiers en cours, etc.

2.   S’assure que la correspondance à expédier est complète et ne contient pas d’erreurs de frappe, de grammaire, de syntaxe et d’orthographe; en vérifie la conformité avec les pratiques établies et jusqu’à un certain point le contenu.

3.   Analyse les dossiers et les documents en fonction des urgences; en fait la distribution et exerce un suivi sur le cheminement et les échéances; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.

4.   Règle un grand nombre de détails administratifs significatifs afin d’alléger le travail de son supérieur.

5.   Agit en qualité d’aide-conseil en ce qui concerne les diverses tâches de secrétariat d’un service.

6.   Assure la préparation matérielle des réunions, conférences, séances d’information, s’enquiert des sujets à mettre à l’ordre du jour et le rédige, prépare la documentation pertinente, procède aux convocations, etc.

7.   Assiste à des réunions, prend note des délibérations et dresse les comptes rendus ou les procès-verbaux.

8.   Recueille et collige des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger des rapports, articles, discours, lettres, etc., à compléter des dossiers ou à fournir des informations.

9.   Fournit des renseignements généraux concernant les directives, les activités et la réglementation et au besoin donne des explications ou précisions.

10. Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur en tenant compte des priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise; confirme sa présence à des réunions ou propose au besoin un remplaçant.  Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.)

11.   Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques; recherche et donne l’information demandée ou réfère le demandeur à l’autorité compétente.

12. Parcourt les journaux et autres publications et relève les articles susceptibles d’intéresser son supérieur.

13. Effectue des tâches nécessaires de secrétariat, dactylographie, courrier, accueil des visiteurs, mise à jour, classement et codification de documents, tenue de registres de contrôle et d’échéanciers, etc.

14. Opère, s’il y a lieu, une machine à traitement de textes.

15. Guide et oriente quelques employés affectés à des travaux semblables connexes et vérifie la qualité du travail.

16. Utilise, au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l’emploi, tout en ayant recours à la programmation appropriée.

17. Effectue toute autre tâche connexe.

LATITUDE D’ACTION

Le travail s’accomplit sous la direction et suivant des instructions et des directives d’ordre général.  Les contrôles sont habituellement effectués à postériori.  Seuls les problèmes exceptionnels sont soumis au supérieur.

INSTRUCTION ET EXPÉRIENCE REQUISES

Instruction :     Détenir un diplôme d'études professionnelles, programme d'études et secteurs appropriés.

Expérience :   Posséder quatre années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi.

QUALITÉS REQUISES

Connaissances :

• du français, et d’une méthode d’écriture rapide ;
• de l’anglais et d’une méthode d’écriture rapide (pour les postes le requérant) ;
• des outils informatiques d’usage et de la mise en page;
• des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat ;
• de la correspondance des affaires.

Habiletés et aptitudes :

• à régler des détails administratifs significatifs ;
• à discerner et à s’adapter à diverses situations ;
• à rédiger de la correspondance d’ordre général ;
• à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes ;
• à guider et à orienter le travail d’employés ;
• à communiquer aisément ;
• à faire preuve de tact et de courtoisie.