Nature du travail :
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

De façon plus spécifique, la personne :
• Tient à jour la documentation pour le Service de l’OISEP (réception de matériel publicitaire des universités, disposition dans les présentoirs du service, mise à jour des stocks, commande de documents auprès des universités, etc.) ;
• Assure l’accueil en présentiel et téléphonique pour le Service de l’OISEP et des Services adaptés ;
• Reçoit et approuve les offres d’emploi pour les étudiants et diplômés et voit à la diffusion des renseignements pertinents à cet effet selon divers moyens de transmission ;
• Répond aux questions de futurs employeurs par téléphone ou par courriel ;
• Inscrit les rendez-vous dans les agendas des professionnels du Service de l’OISEP et voit à la préparation des dossiers pour ces rendez-vous ;
• Participe à l’organisation des activités en OISEP, recherche d’emploi et des journées de carrières;
• Utilise un appareil TPV pour la perception de frais divers (inscription à des activités, frais pour la Remise de diplômes, etc.). Effectue mensuellement les fermetures de lots et les dépôts auprès des Services administratifs du Cégep ;
• Tient à jour les stocks nécessaires au bon fonctionnement du Service de l’OISEP et des Services adaptés (papier pour imprimante, réquisition de matériel de bureau, etc.) ;
• Se déplace à l’occasion à l’extérieur du Cégep pour achats divers de stocks nécessaires à la tenue d’activités du SAÉ (Mérite scolaire, Remise de diplômes, Mérite sportif, etc.) ;
• Dépouille et distribue le courrier pour l’OISEP et les Services adaptés ;
• Rédige des communiqués et les achemine au Service des communications ;
• Assiste les étudiants pour leur participation à Cégeps en spectacle (Au besoin) (perception des frais d’inscription, information pour la préparation de leur prestation sur support informatique, recueil de données concernant ces artistes-étudiants, suivi auprès d’étudiants et autres personnes pour le respect de diverses échéances, etc.) ;
• Collabore à la collecte de données diverses pour la production de la brochure de la soirée Cégeps en spectacle ;
• Effectue des dépôts et tient à jour la petite caisse ;
• Fait la promotion pour la mention de reconnaissance de l’engagement étudiant, recueille les données des étudiants inscrits pour l’obtention de cette mention et collabore étroitement avec la professionnelle responsable de ce dossier pour l’émission de ces mentions officielles au relevé de notes des étudiants ;
• Organise le processus de recueil des données des diplômés pour le dossier « Relance des finissants » ;
• Assiste les étudiants, le personnel et autres personnes extérieures pour la tenue de kiosques divers dans le Cégep ;
• Participe et collabore étroitement avec les responsables respectifs des activités tenues par le SAÉ (Mérite scolaire, Remise de diplômes, etc.) ;
Au besoin, elle accomplit toute tâche connexe.

Scolarité et expériences :
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Exigences particulières :
• Très bonne connaissance des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat;
• Excellente connaissance de la langue française (parlée et écrite);
• Très bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication;
• Très bonne capacité à travailler en équipe, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à déterminer les priorités dans les délais prescrits;
• Capacité à compléter simultanément des tâches diverses alliant autonomie, initiative et dynamisme, tout en étant capable de faire face aux imprévus avec tact et rigueur;
Excellente connaissance des logiciels de la suite
Office Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.),
Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et d’entrevue :
Word (niveau 1)
Excel (niveau 1)
Français (niveau 2)
Rédaction

10 bonnes raisons de travailler avec nous :
• Horaire de 35 h par semaine
• Programme avantageux de vacances annuelles (4 semaines), fermeture du service entre Noël et jour de l’An
• Milieu de vie humain, unique et stimulant qui favorise la diversité et l’inclusion
• Centre sportif moderne avec piscine, clinique-école de physiothérapie, CPE, Salle de spectacles
• Politique de perfectionnement et possibilités d’avancement professionnel
• Sécurité d’emploi et gamme complète d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestation déterminée

Pour postuler : Faites parvenir votre candidature (lettre de motivation et CV), au plus tard le 4 septembre 2023
au www.collegemv.qc.ca / rubrique « Emplois »