Technicien.enne en tourisme évènementiel

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Collège de Maisonneuve
Éducation, Formation et Bibliothèque
Type d'emploi : Temps plein
Entreprise : Collège de Maisonneuve
Arrondissement : Mercier—Hochelaga-Maisonneuve
Date de publication : 8 mai 2023
3800 rue Sherbrooke est
Québec H1X 2A2
514 254-7131

Sommaire du poste

Description du poste :

Vous aimez le service à la clientèle et souhaitez collaborer avec elle afin de faire en sorte que ses évènements et activités soient les mieux réussis de tous?
Le Collège de Maisonneuve est présentement à la recherche d’un.e technicien.enne en tourisme évènementiel pour se joindre à l’équipe du service aux étudiants et à la communauté.

Dans ce poste vous aurez à mobiliser une équipe et à coordonner des ressources afin de répondre efficacement aux besoins exprimés. Le collège de Maisonneuve possède des installations et
espaces distinctifs (tels que des auditoriums, des salles de sport, des espaces de réunion, un jardin intérieur, une grande cafétéria, etc.) qu’il souhaite mettre à profit au bénéfice de la
communauté externe et interne. Votre écoute, votre énergie mobilisant et votre sens aiguisé de l’organisation participeront à ce que le Collège de Maisonneuve puisse jouer un rôle avant
gardeur au sein de la communauté montréalaise.

Fonctions
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à organiser et coordonner des activités locatives, sportives et institutionnelles.

Principales tâches et activités
Dans le cadre des activités du secteur locatif et des activités institutionnelles :
• Répondre aux demandes d’information des clients, les recevoir en rendez-vous et leur faire visiter les installations du Collège;
• Recueillir les informations nécessaires à l’élaboration des soumissions et à la planification de l’événement;
• Préparer des soumissions, les faire approuver par la direction adjointe, puis conclure les contrats ou ententes.
• Assurer du suivi financier du contrat : création du contrat de location, émission de la facture, paiement du contrat et émission du reçu;
• Une fois le contrat signé, planifier la réalisation de l’événement en assurant la liaison avec les différents services du Collège et les fournisseurs externes impliqués (procéder aux
requêtes internes pour la mise en place, entretien ménager, sécurité, stationnement, Services des ressources matérielles, cafétéria, etc.);
• Superviser et participer à la mise en place des installations;
• Être présent lors des événements locatifs d’importance, afin de s’assurer du bon déroulement de ceux-ci et établir des liens de confiance avec les clients actuels et potentiels;
• Assurer un contrôle et un suivi sur la qualité des services offerts (sondage, suites, etc.) et faire les recommandations appropriées au directeur-adjoint responsable du secteur locatif;
• Développer des outils de travail pour les locations et le Pavillon d’éducation physique (PEP) (formulaires, documents, etc.);
• Participer à la création des différents outils marketing utilisés pour faire la promotion du secteur locatif du Collège (site web, dépliants, lettre, etc.).

Gestion administrative :
• Travailler avec le système de gestion CLARA;
• Assurer le suivi des heures travaillées et saisir des feuilles de temps;
• Effectuer des demandes d’achat et de remboursement;
• Saisir les demandes de réservation des espaces et locaux;
• Faire des requêtes d’exécution de différents travaux et en assurer le suivi;
• Participer à la révision annuelle de la grille tarifaire.

Coordonner le travail d’une équipe d’appariteurs et collaborer avec une équipe de technicien de scène :
• Collaborer aux processus de recrutement, de sélection et de formation des appariteurs qui travailleront aux différentes activités locatives, sportives et institutionnelles;
• Coordonner le travail de l’équipe d’appariteurs (faire les horaires de travail, leur remettre la liste des tâches à effectuer, faire des retours auprès d’eux quant au service qu’ils ont
rendu, etc.);
• Participer au processus d’évaluation des appariteurs;
• Assurer une coordination fluide de travail avec l’équipe de techniciens de scène;
• Faire preuve d’un leadership positif et engageant auprès des équipes.

Faire le suivi des installations du Pavillon d’éducation physique et des grandes salles ainsi que le suivi des équipements qui servent à la réalisation des activités :
• Assurer un suivi au niveau des achats d’équipements, de leur installation et au maintien des inventaires
• S’assurer de l’entretien des locaux et des équipements, c’est-à-dire :
• Produire tout rapport requis pour la bonne marche des services;
• Proposer et rédiger des procédures liées à l’utilisation des espaces;
• Veiller à l’application des normes et des règlements régissant les installations du Pavillon d’éducation physique (PEP) et des grandes salles;
• Coordonner l’assignation et le partage des locaux et des équipements entre les différents usagers;
• Participer aux rencontres du comité des usagers du Pavillon d’éducation physique (PEP), afin de contribuer à l’élaboration des orientations de développement des installations.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes

Compétences et qualifications requises :

Qualifications requises

Scolarité
Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en loisirs, tourisme, gestion hôtelière, gestion de projet ou toute autre formation ou diplôme jugée équivalent par l’autorité compétente.

Expérience
Détenir une expérience en gestion d’évènements et en location de salles.

Exigence
Maîtriser la langue française parlée et écrite. La personne doit réussir le test.

Atouts
• Attitude positive et mobilisante;
• Aptitudes pour la vente et pour le service à la clientèle;
• Capacité d’écoute et intelligence émotionnelle;
• Aptitudes pour le travail d’équipe et l’entraide;
• Autonomie et débrouillardise;
• Tolérant au stress et aux situations imprévues;
• Aptitudes pour la gestion des ressources humaines (gestion d’équipes de travail, des conflits, etc.) ainsi que pour gestion budgétaire;
• Aptitudes pour l’organisation, la planification et pour établir des procédures;
• Rigueur et organisation;
• Facilité à travailler avec des outils/programmes/applications informatiques;
• Être en mesure de mener plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les échéanciers.

Avantages offerts :

Service: Service aux étudiants et à la communauté (SAÉC)
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieur immédiat : Jean-Philippe Fortin
Ancienne titulaire : Stéphanie Beaubien
Période : Dès le 5 juin 2023;
Salaire : 23,82$ à 30,82$ l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30*;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal

Comment postuler :

Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2223-SR-107 avant 16 h 30, le 5  juin 2023, à : https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/

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