Collège de Maisonneuve
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps partiel
Entreprise : Collège de Maisonneuve
Arrondissement : Mercier—Hochelaga-Maisonneuve
Date de publication : 30 août 2022
3800 rue Sherbrooke est
Québec H1X 2A2
514 254-7131

Sommaire du poste

Description du poste :

Fonctions

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné.
En bureautique, elle coordonne le travail d’une équipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes.

Principales tâches et activités

Assurer le support administratif à l’ensemble des projets de mobilité enseignante, étudiante et des séjours linguistiques :
• Assurer le suivi budgétaire de l’ensemble des services de mobilité enseignante, étudiante et des séjours linguistiques, notamment :
° Participer aux prévisions budgétaires;
° Faire les dépôts et préparer les demandes de paiements et les comptes de dépenses; percevoir, traiter et transférer les paiements reçus, factures à payer et remboursements et assurer la liaison avec le service des finances;
° Tenir à jour le registre des états de comptes, factures et autres dépenses;
° Tenir à jour les pièces justificatives aux dossiers.
• Appuyer les responsables de projets de mobilité enseignante et étudiante dans différentes tâches administratives et différents aspects logistiques :
° Informer et conseiller les responsables de projets de mobilité sur l’achat des billets et les réservations et établir les calendriers au besoin;
° Faire les soumissions et procéder à l’achat des billets d’avion et des assurances;
° Faire les réservations d’hôtel et/ou d’activités;
° Constituer les listes d’étudiants participants et tenir à jour les pièces justificatives aux dossiers (passeports, contrats, formulaires de santé, vaccins, etc.);
° Préparer les trousses de premiers soins;
° Tenir à jour la base de données des informations sur la santé et les coordonnées en cas d’urgence;
° Faire les démarches auprès de l’organisation scolaire pour l’obtention des équivalences en lien avec les séjours linguistiques.
• Soutenir le dépôt des demandes de subvention des projets de mobilité étudiante et des séjours linguistiques :
° Rédiger ou préparer les lettres d’appui à partir des lettres-type;
° Numériser les documents requis;
° Déposer les documents sur le portail de LOGIQ;
° Appuyer le ou les enseignants pour les demandes PESLEQ;
° Effectuer le suivi des dossiers de candidatures des participants.
• Produire le calendrier des projets de mobilité et des séjours de groupe et le transmettre au gestionnaire;
• Transmettre les informations pertinentes sur les stages (calendrier, départs, retours, nouveaux stages, retombées…) à la secrétaire pour la mise en valeur dans les médias collège;
• Créer les groupes et les documents dans Moodle et faire les suivis;
• Créer les projets dans Moodle;
• Déterminer les besoins en documents, les créer et faire les mises à jour;
• Faire les suivis des pièces aux dossiers.

Assurer des tâches administratives en lien avec les projets de coopération internationale, de transfert d’expertise ou de délocalisation de programmes :
• Assurer le suivi budgétaire de l’ensemble des projets de coopération internationale, de transfert d’expertise ou de délocalisation de programmes et tenir à jour les pièces justificatives aux dossiers;
• Appuyer la direction dans différentes tâches administratives et différents aspects logistiques liés aux projets:
° Faire les soumissions et procéder à l’achat des billets d’avion et des assurances;
° Faire les réservations d’hôtel et/ou d’activités;
° Tenir à jour les pièces justificatives aux dossiers (passeports, contrats, formulaires de santé, vaccins, etc.);
° Préparer les trousses de premiers soins;
° Tenir à jour la base de données des informations sur la santé et les coordonnées en cas d’urgence;
° Déterminer les différents besoins en documents et les transmettre à la secrétaire du service pour la mise en forme (formulaires, gabarits…).

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Compétences et qualifications requises :

Scolarité
Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience
Posséder une année d’expérience dans un poste similaire.

Exigences
• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques;
• Rigueur, autonomie et capacité à comprendre, analyser et appliquer les conventions collectives. Capacité à gérer les priorités et à gérer la pression lors d’échéanciers serrés. La personne doit réussir le test.

Atouts
• Connaissance de l’anglais;
• Connaissance des logiciels Moodle, MIA, Coba, Clara;
• Connaissance des réseaux sociaux.

Avantages offerts :

No de concours : 2223-ST-023
Service: Carrefour des langues, de l’international, de l’interculturel et de la collectivité (CLIIC)
Statut : Personne salariée occasionnelle à temps partiel
Supérieure immédiate : Véronique Raymond
Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2023*;
Salaire : De 24,21$ à 32,32$ l’heure;
Horaire : Deux jours par semaine de 8h30 à 16h30 à convenir;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal

* ou jusqu’à ce que nous mettions fin à cet engagement.

Comment postuler :

Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2223-ST-023 avant 16 h 30, le 7 septembre 2022, à https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/.

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