Secrétaire exécutive – Direction des Soins

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Corporation d'urgences-santé
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps plein
Entreprise : Corporation d'urgences-santé
Arrondissement : Saint-Léonard
Date de publication : 1 novembre 2022
6700, rue Jarry Est
Québec H1P 0A4
514-723-5600

Sommaire du poste

Description du poste :

Urgences-santé en bref c’est presque 1700 employés, 1000 paramédics, 270 000 interventions par année, 390 000 appels par année, 1 centre de communication santé, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général qui dessert 18 salles d’urgence, 1 aéroport international, 1 métro et 2,5 millions d’habitants sur les territoires de Montréal et Laval.
Joindre Urgences-santé c’est joindre une organisation mobilisée, centrée sur la qualité, la sécurité et l’innovation et c’est aussi faire partie de l’une des plus grandes organisations préhospitalières d’urgence qui traite plus de 40 % de tous les appels d’urgence au Québec. De plus, nous sommes des leaders en recherche préhospitalière d’urgence avec une vingtaine d’études collaboratives en cours.

Sommaire de l’emploi :
Relevant du directeur des soins, la personne titulaire du poste assiste le directeur ainsi que du directeur médical régional des services préhospitaliers d’urgence de la Corporation d’urgences-santé (DMR-CUS) dans les fonctions administratives et exerce les tâches de secrétaire exécutive pour la direction. Elle effectue l’ensemble des travaux administratifs de nature complexe, assume de façon autonome des responsabilités de contrôle qualitatif des travaux à caractère administratif, bureautique et de secrétariat. Elle collabore aux dossiers de sa direction en assurant les suivis requis pour différents dossiers et projets et fournit réponse à certaines questions ou demandes de renseignements de sa compétence.

Tâches et responsabilités :

  • Voir à l’organisation du travail général de secrétariat de sa direction ;
  • Tenir à jour et gérer le calendrier de son supérieur immédiat ainsi que celui du DMR-CUS, fixer les rendez-vous et en assurer les suivis ;
  • Organiser les rencontres de son supérieur immédiat ainsi que du DMR-CUS, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, les projets d’ordre du jour et les contres rendus, si requis ;
  • Faire la vérification des présentations avant les rencontres et en assurer le cheminement aux personnes concernées ;
  • Effectuer la transcription et la mise en forme de tout type de documents et s’assurer de leur diffusion, le cas échéant ;
  • Rédiger ou produire tout type de documents à partir de notes ou d’idées maîtresses reliées à sa direction, les corriger et s’assurer de leur diffusion, le cas échéant ;
  • Assurer la mise à jour des dossiers, notamment le plan d’action de la direction, les rencontres statutaires des chefs de service, les politiques émises par la direction et les organigrammes de la direction ;
  • Collaborer avec son supérieur immédiat dans la planification des sujets et des dossiers de la direction à présenter aux divers comités, dont ceux de la direction générale, et en assurer les suivis nécessaires ;
  • Collaborer avec le personnel de la direction dans la gestion administrative et dans différents aspects des dossiers notamment la production des indicateurs, des divers rapports, des fiches administratives, ou tout autre document, dont les bulletins cliniques ;
  • Agir à titre de référence en recherchant ou fournissant des données requises, en répondant aux demandes d’informations et en référant les personnes au bon intervenant, au besoin ;
  • Coordonner au besoin le travail des secrétaires de sa direction et leur assurer un soutien technique lorsque requis;
  • Vérifier la conformité des acquisitions faites par les gestionnaires de la direction ;
  • Organiser certains événements en lien avec les ressources de la direction ;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.
Compétences et qualifications requises :

 

  • Diplôme d'études secondaires (DES) ou l'équivalent ;
  • Formation en secrétariat ;
  • Formation en secrétariat médical (un atout) ;
  • Expérience minimale de cinq (5) ans dans un poste administratif de niveau supérieur ou en tant que secrétaire de direction ;
  • Excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit notamment une habileté à composer des textes à partir d’idées maitresses et à rédiger des comptes rendus de réunions ;
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365 ;
  • Entregent et diplomatie ;
  • Sens poussé de l’éthique et de la confidentialité ;
  • Capacité d’analyse, jugement et leadership ;
  • Planification et coordination du travail ;
  • Rigueur, autonomie, initiative ;
  • Capacité d’anticipation et de travailler en équipe ;
  • Aptitude à effectuer le suivi de différents dossiers ;
  • Excellente approche client.
Avantages offerts :

Conditions de travail et rémunérations :

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine ;
  • Télétravail / mode hybride ;
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP) ;
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire ;
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année ;
  • 20 jours de vacances après un an travaillé ;
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille.
  • Rémunération : 40 890 $ à 61 327 $ selon l’expérience.

Note :
La Corporation d’urgences-santé applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.

Soyez assuré que nous traiterons cette information en toute confidentialité.

https://www.youtube.com/watch?v=ELdQweksSSM

Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l’évaluation comparative des études émises par le ministère de
l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec.
Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour le processus de présélection.

Comment postuler :

https://www.urgences-sante.qc.ca/Manitou/index.html

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