La Ville de Montréal-Est désire pourvoir un poste de secrétaire de direction à la Direction des affaires juridiques et du greffe. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein.

NATURE DE L’EMPLOI

Le travail consiste à effectuer diverses tâches de secrétariat relatives à la Direction des services administratifs et du greffe. Le ou la titulaire doit, de plus, agir en qualité d’aide-conseil en ce qui concerne les tâches de secrétariat.

EXEMPLES DES TÂCHES ACCOMPLIES

1. Rédige et signe de la correspondance d’ordre général et non technique telle que réponses à des demandes d’information en ce qui a trait aux activités et aux directives, confirmation de décisions administratives, renseignements sur les dossiers en cours, etc.;
2. S’assure que la correspondance à expédier est complète et ne contient pas d’erreurs de frappe, de grammaire, de syntaxe et d’orthographe; en vérifie la conformité avec les pratiques établies et jusqu’à un certain point le contenu;
3. Analyse les dossiers et les documents en fonction des urgences; en fait la distribution et exerce un suivi sur le cheminement et les échéances; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées;
4. Règle un grand nombre de détails administratifs significatifs afin d’alléger le travail de son supérieur;
5. Agit en qualité d’aide-conseil en ce qui concerne les diverses tâches de secrétariat d’un service;
6. Assure la préparation matérielle des réunions, conférences, séances d’information, s’enquiert des sujets à mettre à l’ordre du jour et le rédige, prépare la documentation pertinente, procède aux convocations, etc.;
7. Assiste à des réunions, prend note des délibérations et dresse les comptes rendus ou les procès-verbaux;
8. Recueille et collige des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger des rapports, articles, discours, lettres, etc., à compléter des dossiers ou à fournir des informations;
9. Fournit des renseignements généraux concernant les directives, les activités et la réglementation et au besoin donne des explications ou précisions;
10. Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur en tenant compte des priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise; confirme sa présence à des réunions ou propose au besoin un remplaçant. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.);
11. Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques; recherche et donne l’information demandée ou réfère le demandeur à l’autorité compétente;
12. Parcourt les journaux et autres publications et relève les articles susceptibles d’intéresser son supérieur;
13. Effectue des tâches nécessaires de secrétariat, dactylographie, courrier, accueil des visiteurs, mise à jour, classement et codification de documents, tenue de registres de contrôle et d’échéanciers, etc.;
14. Opère, s’il y a lieu, une machine à traitement de textes;
15. Guide et oriente quelques employés affectés à des travaux semblables connexes et vérifie la qualité du travail;
16. Utilise, au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l’emploi, tout en ayant recours à la programmation appropriée;
17. Effectue toute autre tâche connexe.

LATITUDE D’ACTION

Le travail s’accomplit sous la direction et suivant des instructions et des directives d’ordre général. Les contrôles sont habituellement effectués à postériori. Seuls les problèmes exceptionnels sont soumis au supérieur.

HORAIRE DE TRAVAIL

En vertu de l’article 17.02, l’horaire de travail actuel est du lundi au jeudi de 8 h à 12 h et de 12 h 45 à 16 h 30 et le vendredi de 8 h à 12 h, pour un total de 35 heures par semaine.
Le lieu de travail est à l’Hôtel de Ville.
Salaire annuel 2024 (en révision) : 60 914 $ (poste syndiqué col blanc).

TESTS ÉCRITS ET ENTREVUE

Des tests écrits et une entrevue seront administrés afin de valider les compétences de savoir et de savoir-faire de la personne candidate.

INSTRUCTION ET EXPÉRIENCE REQUISES

Instruction : Détenir un diplôme d'études professionnelles, programme d'études et secteurs appropriés.
Expérience : Posséder quatre années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi.

QUALITÉS REQUISES

Connaissances :
• du français ou d’une méthode d’écriture rapide;
• de l’anglais ou d’une méthode d’écriture rapide (pour les postes le requérant);
• des outils informatiques d’usage et de la mise en page;
• des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat;
• de la correspondance des affaires.

Habiletés et aptitudes :
•à régler des détails administratifs significatifs;
•à discerner et à s’adapter à diverses situations;
•à rédiger de la correspondance d’ordre général;
•à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes;
•à guider et à orienter le travail d’employés;
•à communiquer aisément;
•à faire preuve de tact et de courtoisie.

Les candidatures provenant de l'externe doivent postuler en ligne à l'adresse suivante : atlas.workland.com/careers/montreal-est