Secrétaire (adjointe administrative)
Retour aux offres d'emploisType d'emploi : | Temps plein |
Entreprise : | SAQ |
Arrondissement : | Mercier—Hochelaga-Maisonneuve |
Date de publication : | 10 octobre 2024 |
Sommaire du poste
Lieu de travail : Hybride
Coordonner les agendas en gérant les rencontres prioritaires du directeur des ventes.
Planifier et coordonner les déplacements du directeur des ventes afin de couvrir l’ensemble du territoire et assurer la logistique des réservations (hôtel, avion, restaurant).
Assister la direction des ventes dans la rédaction et le résumé des différentes rencontres en respectant les normes de la langue française (ex. : rencontres SST).
Assurer un suivi et une vigie des feuilles de présence des employés du service.
Effectuer les notes de frais hebdomadairement dans le respect des directives en vigueur pour tous les gestionnaires du service.
Administrer le processus d’acquisition de biens et services des ventes dans JDE : Créer des demandes d’achat, valider les factures et procéder au traitement du paiement des factures.
Opérationnaliser et coordonner les rencontres et les activités se retrouvant au plan de gouvernance des ventes sous la responsabilité de la Direction des ventes
Participer à la planification et coordonner la logistique entourant l’organisation des rencontres lancements et mi-années et ce, pour l’ensemble du réseau des ventes.
Procéder à la mise à jour des gestionnaires pour donner suite aux changements d’affectations ou lors de remplacements long terme, en collaboration avec les directeurs de secteurs.
Organiser des rencontres touchant les directeurs de secteurs et effectuer diverses tâches de support dans l’organisation de réunions telles que la conciliation des disponibilités, préparation de l’ordre du jour, convocation, réservation de salle, préparation et la distribution de matériel et production documents ainsi que de prendre les notes au besoin.
Gérer certaines tâches administratives en soutien au travail des
directeurs de secteur et selon leurs besoins tel que la création du formulaire Forms, comptabilisations des inscriptions et transmission des convocations aux participants.
Coordonner la planification et la création de rencontres touchant l’équipe des ventes et ce, par les différents services de l’organisation.
Participer et soutenir les équipes à la réalisation des différents changements administratifs et des systèmes informatiques pour répondre aux besoins organisationnels de l’entreprise et ce, dans le respect des échéanciers.
Collaborer avec les adjointes de la haute direction lors de besoins spéciaux.
Traitement et collaboration dans les dossiers sensibles et confidentiels.
Noter les écarts budgétaires du service, formuler des recommandations à la Direction des ventes en considérant les besoins futurs et participer lorsque requis à la rencontre annuelle de prévision budgétaire de l’année à venir.
Analyser et revoir nos façons de faire pour améliorer les procédures, les processus afin d’améliorer l’efficience et l’efficacité.
Formation et expérience :
Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou l’équivalent;
Posséder 5 années d’expérience pertinente à titre d’adjointe ou en soutien administratif ;
Compétences techniques :
Maîtriser le fonctionnement des logiciels de la suite Microsoft Office 365 ;
Posséder une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
Avoir la connaissance de la langue anglaise est un atout.
Compétences non techniques :
Bonne aptitude à travailler en équipe, à collaborer;
Capacité à travailler à gérer les priorités et avoir la capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément;
Sens de l’organisation, de la planification et rigueur;
Autonomie, initiative et courtoisie;
Discrétion;
Sens aigu des communications et des relations interpersonnelles;
Habileté à gérer diverses demandes provenant de différentes parties prenantes.