Nous sommes à la recherche d’une personne talentueuse et motivée pour se joindre à l’équipe de la gestion immobilière à titre de coordonnatrice administrative ou coordonnateur administratif.

Dans ce rôle clé, vous serez au cœur des opérations en assurant la coordination, la planification et l’organisation du suivi administratif des activités du service. Par votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous contribuerez à garantir le respect des normes, politiques et procédures, tout en mettant en place des méthodes efficaces pour soutenir le bon fonctionnement de l’équipe.

Envie de relever le défi et de faire partie de l’équipe?

VOTRE AIRE DE JEU

• Supporter les opérations quotidiennes du service ou de sa direction;
• coordonner, planifier, organiser et participer aux dossiers administratifs ainsi qu’au suivi des activités ou programmes de son service ou de sa direction en s’assurant de bien comprendre le besoin et supporter l’équipe en ce sens;
• agir comme personne-ressource, coordonner les interfaces administratives avec les autres services ou directions de l’organisation (fourniture de service, respect des obligations contractuelles et administratives);
• analyser les besoins, planifier les services et les ressources requises et faire le lien avec son département et les clients et fournisseurs internes ou externes;
• coordonner et participer à divers projets, programmes ou toute autre activité connexe pour supporter la direction dans la bonne marche de ses opérations et l’atteinte de ses objectifs. Mettre à jour et effectuer un suivi des échéanciers, identifier les risques et émettre des recommandations d’optimisation et de redressement le cas échéant;
• effectuer ou supporter l’équipe dans des analyses de faisabilité de divers projets ou programmes en faisant des liens avec les départements concernés (juridique, services techniques, logistique, etc.);
• traiter, colliger, valider, consolider diverses informations et alimenter les systèmes informatisés appropriés et s’assurer de leur mise à jour;
• produire divers documents notamment pour tout ce qui a trait aux rapports de suivi d’avancement des activités ou travaux, des rapports financiers, rapports de gestion, des projections, des analyses, des études statistiques, le suivi d’indicateurs de performance des activités ou services et tableaux de bord, afin de faire des recommandations visant la prise de décision auprès de la direction. De plus, produire des présentations, du contenu de conférence, tout autre document professionnel ou exécutif requis par la direction;
• développer les outils nécessaires au bon partage des informations pertinentes entre les départements, participer à la mise à jour des banques de données, et aux activités de communications entre les départements et avec les clientèles internes et externes;
• collaborer à l’élaboration de nouvelles mesures ou procédures en vue d’améliorer les systèmes et méthodes de travail;
• s’assurer du respect des politiques tarifaires et au besoin justifier et rédiger des dérogations;
• développer, implanter et mettre à jour un processus de contrôle qualité des documents produits et assurer la révision technique ainsi que l’édition professionnelle des documents en fonction des destinataires cibles;
• coordonner et participer avec les services concernés, aux initiatives et planification de développement, à l’élaboration de propositions concurrentielles, à l’implantation des services offerts ainsi qu’au développement et au maintien des outils de gestion, incluant ceux informatisés. Au besoin, émettre des recommandations, gérer et résoudre des problèmes en mettant en place des solutions novatrices et collaborer à l’amélioration continue et à l’optimisation des services;
• participer à la préparation, et effectuer le suivi et le contrôle des budgets de fonctionnement des opérations ou des projets sous sa responsabilité, consolider l’information concernée, valider régulièrement les données saisies dans les différents outils organisationnels, identifier et analyser les écarts et les risques de dépassements et émettre des recommandations d’optimisation et de redressement le cas échéant;
• coordonner le suivi et le contrôle des demandes de biens et services, des factures et des imputations comptables et assurer un contrôle qualité des procédures administratives. Tenir à jour la conciliation des opérations et s’assurer de la réconciliation des rapports.
• encadrer et participer à la réalisation des audits internes de conformité (reddition de comptes gouvernementales, reddition de compte et de gestion contractuelle, activités de fin d’année financière, etc.);
• assurer la tenue et le contrôle des inventaires et équipements requis lors des opérations, planifier leur utilisation et voir à obtenir les services nécessaires à leur entretien, réparation et fourniture;
• s’assurer de maintenir un service à la clientèle de qualité à la hauteur des exigences du Parc olympique, répondre aux demandes des clients relativement à leurs besoins en autre en matière de ressources techniques, logistiques, documentaires, ou de production additionnelle d’activités et suivre l’évolution de son secteur afin de faire les correctifs et /ou recommandations nécessaires;
• assurer un suivi auprès de la clientèle, partenaires, fournisseurs et des personnes responsables des dossiers à l’interne quant à l’évolution des activités, programmes ou projets; et s’assurer de la bonne marche des opérations et de la production ou de la collecte des rapports, données et documents prévus aux ententes. Au besoin, faire le suivi des demandes d’autorisation au dirigeant et de toute autre demande d’approbation;
• effectuer les demandes de biens et services (DBS) selon les besoins et en assurer le suivi dans le système et auprès de la direction des ressources matérielles;
• assurer, au besoin, la préparation et la logistique de diverses réunions, les convocations et les comptes-rendus;
• participer et/ou coordonner, au besoin, les visites des espaces avec les clients, en invitant les personnes concernées et en accompagnant les visiteurs au besoin;
• accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

• Diplôme d’études collégiales en administration (DEC);
• plus de 3 ans d'expérience pertinente reliée aux attributions de l’emploi;
• maîtrise de la langue française;
• maîtrise de la langue anglaise;
• maîtrise des outils bureautiques, y compris Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, etc.);
• sens de l’organisation et gestion des priorités;
• capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément;
• esprit d’analyse et de rigueur;
• habiletés relationnelles et communicationnelles;
• autonomie et proactivité;
• esprit d’équipe et de collaboration.