Découvrir le rôle

La personne titulaire du poste assure le support administratif auprès de la Direction Développement durable, affaires publiques et gouvernementales (DDAPG), incluant entre autres le traitement des factures, l’organisation et le suivi de rencontres, la saisie des temps et la gestion du courrier.

De plus, pour le Service Développement durable et engagement communautaire, la personne titulaire du poste assure les suivis requis dans le cadre de la gestion du programme de dons. De ce fait, elle suit les demandes de dons reçues et fait des recommandations auprès de la gestionnaire. Elle est le point de contact avec les organismes soutenus par Énergir, elle organise certains événements lors de campagne de donations. Elle assurera la coordination avec les adjoint.e.s et Directeur.trices impliqué.e.s dans les programmes de dons régionaux et dons des vice-président.e.s.

Enfin, la personne sera répondante pour la ligne médias Énergir.

Principales missions :

• Soutien administratif pour le secteur Développement durable, affaires publiques et gouvernementales;
• Organiser les rencontres requises, incluant la réservation des salles de réunion et de l’équipement requis, l’avis de convocation, la préparation de l’ordre du jour, la réservation auprès de traiteur ou de salle de réunion externe et la coordination avec les intervenants internes et externes s’il y a lieu;
• Assurer la saisie des demandes de dons dans le système Optimy (formation et soutien des équipes internes, liens avec le fournisseur, mise en place des améliorations dans le système, etc.);
• Procéder à l’envoi du modèle de contrat à signer par les organismes pour les ententes pluriannuelles, consulter au besoin les services juridiques pour obtenir leur recommandation, et soumettre pour signature électronique au vice-président;
• Soutien administratif pour la gestion des relations avec les municipalités, les gouvernements, les médias et les différentes parties prenantes externes;
• Mettre à jour les informations de suivi de rencontres avec les représentants municipaux, gouvernementaux, les partenaires locaux et autres parties prenantes.

Ce que l'on recherche

• DEP en secrétariat avec 3 ans d’expérience ou DEC général avec 2 ans d’expérience en soutien administratif; (obligatoire)
• Maitrise de la Suite Office; 
• Excellente connaissance du français écrit;
• Anglais oral (intermédiaire a avancé) *. 

Aptitudes :

• Très bonne autonomie, capacité d’initiative et sens du jugement;
• Bonne gestion des priorités;
• Facilité pour le travail d’équipe;
• Bonne capacité relationnelle et empathie. 

*Cette exigence est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous aurez à intervenir auprès des clients, partenaires et/ou nos filiales américaines sur une base récurrente tant à l’oral qu’à l’écrit.  

Notre expérience employé: 

De beaux avantages : horaire de travail de 4 jours par semaine, télétravail possible jusqu'à 9 jours sur 10, 

Une rémunération attractive:  régime de retraite à prestations déterminées, assurance collective flexible payée à 100% par l'employeur, télémédecine !