Centre Lasallien - Adjoint(E) Exécutif(Ive)

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PME MTL Centre-Est
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps plein
Entreprise : PME MTL Centre-Est
Arrondissement : Villeray—Saint-Michel—Parc-Extension
Date de publication : 3 novembre 2022
6224 rue Saint Hubert
Québec H2K 3Y9
514 723-0030

Sommaire du poste

Description du poste :

À PROPOS DU CENTRE

Le Centre Lasallien est un centre socioéducatif qui se consacre au développement intégral des jeunes, selon une approche inclusive qui priorise les plus vulnérables. Par notre action éducative, auprès des jeunes et de leur famille, nous visons à réduire les inégalités et à augmenter les chances de réussite sociale et scolaire.

En proposant un milieu de vie stimulant, nous aidons les  jeunes à devenir des citoyens engagés, ouverts, proactifs et responsables.

SOMMAIRE DU POSTE

L’adjoint(e) exécutif(ive) est responsable d’assurer le bon fonctionnement administratif. Il/elle soutient le Directeur général et tout le personnel du Centre à travers une variété de tâches liées à l’organisation et à la communication.

Il/elle doit posséder de solides compétences en informatique et de l’expérience en coordination de projets. Il/elle doit connaître une variété de concepts, de pratiques et de procédures administratives. Il/elle doit avoir la capacité de communiquer efficacement par téléphone et par courriel.

Il/elle peut diriger le travail des autres et doit s’assurer que toutes les tâches sont accomplies avec précision et livrées avec une qualité élevée et en temps opportun.

Il/elle est responsable du matériel confidentiel et sensible au facteur temps et doit traiter ces renseignements avec tact, le cas échéant.

En plus de faire preuve de souplesse, l’adjoint(e) exécutif(ive) doit avoir d’excellentes qualités interpersonnelles et être à l’aise de travailler avec des gens de tous les échelons (employés, direction), ainsi qu’avec les clients et les fournisseurs.

DESCRIPTION DES TÂCHES

Conformément aux lignes directrices données par la direction du centre :

GESTION ADMINISTRATIVE

Gestion de l’agenda du directeur général;

Organiser, planifier et céduler les voyages ainsi que les déplacements;

Réaliser les tâches et suivi nécessaires en fonction de la planification du directeur général;

Filtrer et prioriser tous les appels téléphoniques, la correspondance et les requêtes adressée au directeur général;

Planifier et céduler des différents événements rattachés au calendrier du directeur général;

Assister les réunions en rédigeant les procès-verbaux et en assurer le suivi;

Appuyer le directeur général dans la préparation de différentes présentations / allocutions qu’il doit réaliser;

Mettre en place et/ou optimiser des systèmes de classement numérique et papier;

Mettre en place et/ou optimiser un système d’archivage électronique et papier;

Mettre en place et/ou optimiser les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces;

Réaliser de façon autonome et professionnelle les tâches et projets qui lui sont directement confiés;

Réaliser le travail général de bureau ainsi que le soutien administratif;

Aider à la préparation de rapports réguliers et de présentations;

Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau;

Préparer, classer et tenir à jour toutes les factures du Directeur général (téléphone, kilométrage, etc.);

Réaliser toutes activités connexes que le titulaire du poste est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Compétences et qualifications requises :

EXIGENCES

Diplôme/formation académique requise :

Diplôme d’étude collégial (DEC) en bureautique, secrétariat ou tout autre domaine pertinent ou expérience équivalente.

Expérience spécifique requise :

Cinq (5) années d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ive) / adjoint(e) administratif(ive);

Expérience de travail dans un poste similaire en soutien à un membre de la haute direction;

Exigences et compétences requises :

Solides habiletés de communication et de collaboration interpersonnelle;

Réalisation concrètes démontrées dans l’utilisation d’outils informatiques tels que la suite Office (Outlook, Word, Excel,PowerPoint);

Excellente maîtrise du français et de l’anglais;

Excellente maîtrise de la grammaire française;

Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et des échéances multiples;

Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail;

Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément;

 

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

Analyse et résolution de problèmes;

Attention aux détails et précision dans le travail;

Capacité d’adaptation;

Compétences téléphoniques;

Discrétion et jugement;

Facilité à communiquer et capacité d’écoute;

Honnêteté;

Imagination et créativité;

Patience;

Polyvalence;

Professionnalisme;

Rigueur;

Sens de l’initiative

Sens de l’organisation et des responsabilités;

Travail en équipe.

Avantages offerts :

À négocier

Comment postuler :

Pour appliquer à ce poste, merci d'envoyer votre candidature à : administration@lasallien.org

Seul-e-s les candidat-e-s sélectionné-e-s pour une entrevue seront contacté-e-s.

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