Agente ou agent de soutien administratif, classe I _ 21-22_SAD-66

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Cégep Marie Victorin
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps plein
Entreprise : Cégep Marie Victorin
Arrondissement : Montréal-Nord
Date de publication : 26 mai 2022
7000 RUE MARIE-VICTORIN
Québec H1G 2J6
151 432-5015

Sommaire du poste

Description du poste :

Nature du travail :

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Attributions caractéristiques :

•La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée.
•Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements.
•Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
•Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.
•Elle peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités.
•Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques.
•Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda.
•Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
•Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.
•Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports.
•Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
•Elle initie au travail les nouvelles personnes.
•Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

De façons plus spécifique, la personne:

•accueille les personnes au pavillon Dujarié, reçoit et répond aux appels et aux courriels et fournit les renseignements d’ordre général sur les cours et les programmes offerts par la Formation continue;
•exécute des travaux administratifs relativement complexes sous la supervision de la directrice adjointe;
•maintient à jour les banques de données concernant les demandes de renseignements de la clientèle potentielle, les partenaires, les différents regroupements, organismes, etc.;
•effectue des appels automatisés et envoie des communiqués (Mio) aux étudiants;
•effectue des réservations de locaux et les prêts de clés pour le pavillon Dujarié et le pavillon Central pour les activités le soir et la fin de semaine;
•effectue les commandes de matériel de bureau pour l’Éducation permanente et s’assure du maintien de l’ordre du local d’impression;
•assure la reprise d’examen des étudiants de la Formation continue;
•participe à la préparation du matériel pour les aides pédagogiques individuels lors des journées portes ouvertes;
•effectue la planification et la réservation des locaux pour tous les cours de l’éducation permanente;
•effectue les entrées de données des évaluations de programmes;
•participe au processus d’inscription aux stages et archivage des rapports de stage à la fin des sessions;
•assure le transport et la logistique du courrier interne entre le pavillon Dujarié et le pavillon Central et fait le suivi des demandes d’impressions des pavillons Namur et Bélanger;
•participe au suivi des demandes d’admission en ligne de l’Éducation permanente;
•participe au processus d’inscriptions des cours du soir de la formation continue ainsi qu’aux programmes d’AEC de jour ainsi qu’aux inscriptions aux cours de perfectionnement de l’Éducation permanente;
•apporte un soutien aux étudiants de l’éducation permanente dans leur utilisation d’Omnivox;
•apporte un soutien aux professionnels de l’Éducation permanente;
•prépare les commandes des prêts de livres pour les cours crédités de la Direction de la formation continue et les envoie à la bibliothèque;
•participe aux activités de promotion de la formation continue ainsi qu’aux activités de reconnaissance (étudiants et enseignants);
•collabore avec les agents de bureau du service afin de les appuyer dans d’autres dossiers au besoin;

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Compétences et qualifications requises :

Scolarité et expériences : Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente. Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et d’entrevue : Test d'habiletés Test de français (niveau II) Test de rédaction Test de Word Test d'Excel Exigences particulières : •Très bonnes aptitudes pour le service à la clientèle et très bon esprit d’équipe; •Très bon sens de l’organisation; •Faire preuve de discrétion et bonnes aptitudes pour l’analyse, avoir le souci du détail et savoir faire preuve d’un bon jugement; •Très bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) (réussir test de français niveau II); •Connaissances des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat; •Être en mesure d’utiliser convenablement le progiciel CLARA et MIA de Skytech, et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si cela s’avère nécessaire; •Bonne connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, etc.); •Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise (parlée).

Avantages offerts :

Taux horaire : Minimum : 22.36 $ Maximum : 25.00 $

Comment postuler :

Faites parvenir votre candidature (lettre de motivation et CV), et ce, au plus tard le 31 mai 2022. Postulez au www.collegemv.qc.ca / rubrique « Emplois »

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