• Assurer l’accueil des résidents, visiteurs et employés qui se présentent à la réception.
• Recevoir et diriger les appels téléphoniques.
• Assurer la réception, la transmission et la diffusion du courrier interne et externe.
• S’occuper des autres envois requérant une livraison spéciale.
• Préparer les documents d’accueil (bracelets d’identification, carte d’identification, carte de bienvenue…etc) et remettre aux personnes désignées.
Produire et assurer la mise-à-jour des différents rapports et listes requis et les distribuer aux services concernés et effectuer la compilation de données statistiques pour fins de gestion et d’information. (ex : listes d’informations internes : admissions, chambres par unités…etc)
• Effectuer le renouvellement des cartes d’assurance-maladie perdues et/ou expirées auprès de la RAMQ, acheminer les nouvelles cartes sur les unités de soins et aviser la RAMQ des mouvements internes de la clientèle.
• Assurer le classement des documents au dossier administratif du résident.
• Préparer et assurer l’envoi des ententes et des listes pour les services externes, tels la buanderie et le service de coiffure et communiquer toutes autres informations et modifications à ces fournisseurs.
• Assurer l’envoi des commandes pour les besoins personnels des résidents, après vérification des fonds nécessaires à leur compte.
• Effectuer les réservations pour le transport des résidents à leurs rendez-vous médicaux externes, effectuer le suivi à l’unité, • compiler les requêtes dans le registre et valider les factures qui s’y rapportent.
• S’assurer du maintien à jour de la liste de mobilité
• Effectuer toutes attributions relatives au secrétariat, à l’utilisation de la bureautique, ainsi qu’à l’élaboration et au traitement de dossiers et de données à la demande des gestionnaires de la direction des soins infirmiers.
• Gérer la caisse pour la vente des cartes et coupons-repas.
• Participer à l’amélioration continue de la sécurité et de la qualité des services.
• Contribue au maintien d’un environnement et d’une pratique sécuritaires par le respect et l’application des politiques, procédures et règlements en vigueur au sein de l’établissement,
• Déclarer tout incident ou accident et collabore à l’analyse de l’événement,
• Participer à l’identification et à des solutions en vue d’éviter toute récurrence d’un événement indésirable.
Maintenir des relations respectueuses avec les résidents et la famille.
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.
• Signaler tout matériel défectueux
• Signaler toute situation à risque
• Appliquer les mesures d’hygiène de base et de prévention et contrôle des infections
• Informer son supérieur de tout incident ou accident dont il est témoin
• Compléter le rapport d’incident/accident
• Connaître et appliquer le plan des mesures d’urgence
• S’assurer de l’intégrité des entrées de données au dossier
• Effectuer toutes autres tâches connexes.