Agent.e de soutien administratif, classe principale - Finances

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Collège de Maisonneuve
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps plein
Entreprise : Collège de Maisonneuve
Arrondissement : Mercier—Hochelaga-Maisonneuve
Date de publication : 13 septembre 2022
3800 rue Sherbrooke est
Québec H1X 2A2
514 254-7131

Sommaire du poste

Description du poste :

Fonctions

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à être responsable de la coordination, de la direction et du contrôle d’un ensemble de travaux effectués par le personnel de soutien administratif, dans une unité administrative ou dans un ou plusieurs secteurs d’une unité administrative. Elle peut également être affectée, exclusivement ou non, à une ou plusieurs tâches relativement complexes et spécialisées dans un domaine particulier.

Principales tâches et activités

Gérer le fichier maître des fournisseurs :
• Effectuer la création des dossiers fournisseurs au besoin, en s’assurant d’obtenir l’ensemble des informations pertinentes (statut légal, numéros de TPS/TVQ et NEQ si applicable, adresse complète, NAS si applicable, etc.);
• Effectuer la mise à jour des dossiers fournisseur sur une base régulière;
• S’assurer qu’il n’existe pas de doublon dans les dossiers des fournisseurs.

Effectuer le suivi quotidien des comptes à payer :
• Apparier et concilier les factures, les bons de réception et les bons de commande et lier le bon de réception à la facture dans le système comptable;
• Vérifier et concilier les demandes de paiement avec les factures pour les achats sans bon de commande, y apporter les correctifs nécessaires au besoin, et traiter le deuxième niveau d’approbation dans le système comptable;
• Vérifier les remboursements préparés par l’organisation scolaire et procéder à la génération des chèques;
• S’assurer que chaque paiement a fait l’objet de tous les niveaux d’autorisation requis;
• Générer les factures dans le système comptable;
• Traiter et générer les paiements dans le système comptable;
• Concilier la liste des comptes à payer générée par le système comptable avec les factures;
• Générer et acheminer les lots de transmissions pour le Ministère du Revenu du Québec;
• Procéder à l’impression des chèques et à l’émission des lots de paiements par dépôt direct sur une base hebdomadaire;
• Générer le fichier des chèques émis pour compensation et l’acheminer à l’institution bancaire du Collège;
• Pour les paiements par traites et transferts bancaires, remplir le formulaire approprié et le faire autoriser par les signataires autorisés et acheminer le formulaire autorisé à l’institution bancaire du Collège;
• Assurer la mise à jour du fichier de suivi des traites et transferts bancaires, et effectuer le classement les documents;
• Mettre à jour et valider le fichier pour l’impression des T4;
• Concilier les paiements par la carte de crédit du collège;
• Concilier les paiements effectués en devise étrangère.

Effectuer des opérations en lien avec la reddition de comptes et la préparation des états financiers annuels et trimestriels :
• Générer le grand auxiliaire des comptes à payer sur une base trimestrielle;
• Participer à la préparation des dossiers pour les vérificateurs externes;
• Préparer les pièces justificatives réclamées par les vérificateurs externes;
• Établir la liste des chèques en main à la fin de chaque trimestre;
• Préparer tout autre document ou analyse nécessaire aux fermetures annuelles et trimestrielles.

Effectuer des tâches de soutien administratif pour les activités régulières du service des finances :
• Imprimer le journal des caisses déboursés par fonds sur une base mensuelle, et concilier les soldes avec les listes de chèques émis;
• Transférer les bons de commande non terminés à l’année financière suivante.

Tâches diverses :
• Effectuer le classement des divers documents financiers sur une base régulière;
• Mettre à jour le procédurier des comptes à payer régulièrement.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Compétences et qualifications requises :

Scolarité
Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée, notamment en comptabilité ou finances, ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience
Détenir six (6) années d’expérience pertinentes.

Autres exigences
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite. La personne doit réussir le test;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel;
• Capacité à gérer les priorités ainsi qu’à recueillir et traiter l’information de nature complexe provenant de plusieurs sources. La personne doit réussir le test.

Avantages offerts :

No de concours : 2223-SR-033 | No de poste : 435-503-01
Service: Ressources financières
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Andra Apetrei Ciuca
Ancienne titulaire : Josée Gauthier
Période : Dès que possible;
Salaire : 23,12$ à 28,31$ de l’heure;

Horaire : Du lundi à vendredi de 8h00 à 16h00;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Comment postuler :

Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2223-SR-033 avant 16 h 30, le 26 septembre 2022, à https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/.

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