Agent.e de soutien administratif, classe I (SAD-25)

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Cégep Marie Victorin
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps partiel
Entreprise : Cégep Marie Victorin
Arrondissement : Montréal-Nord
Date de publication : 15 juin 2022
7000 RUE MARIE-VICTORIN
Québec H1G 2J6
151 432-5015

Sommaire du poste

Description du poste :

Nature du travail:

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activité donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.


De façon plus spécifique, la personne:

• Assure toutes les opérations du comptoir de prêt de la bibliothèque, en respectant les politiques et les procédures établies, tout en tenant compte des besoins des étudiants, des enseignants et de toute autre catégorie d’usager (prêt, retour, réservation, renouvellement de documents à l’aide du logiciel Koha, etc.);
• Coordonne le fonctionnement administratif quotidien du comptoir et de la bibliothèque (fait le lien avec le coordonnateur, les ressources matérielles, la sécurité et tout autre service pour toute demande ou problématique : bris de matériel, entretien ménager, réparations, demandes diverses, etc.);
• Sélectionne, sous la supervision du coordonnateur, les salariés-étudiants, identifie et attribue les tâches à effectuer, répartit les heures de travail selon les besoins du service et s’assure de la qualité du travail;
• Assure la facturation pour les documents perdus et abîmés, ce qui inclut entre autres de signaler au coordonnateur les documents à remplacer, d’effectuer la recherche de prix et la facturation des documents perdus ou abîmés dans le logiciel Koha et de travailler en étroite collaboration avec le Service des finances relativement à la facturation dans le logiciel Clara des documents à facturer aux usagers;
• Assure l’ouverture ou la fermeture – le cas échéant, de la bibliothèque afin que le service soit fonctionnel : fait une tournée de la bibliothèque (ouvre les locaux et les lumières), vide la chute à livres et ouvre le logiciel Koha (lorsque requis, en fonction de l’horaire de travail);
• Coordonne la réserve de documents, notamment en contactant les enseignants à la fin de chaque session afin de faire le suivi des documents placés à la réserve;
• Met à jour les prêts annuels aux départements et services : contacte les départements et les services et effectue les retours et les renouvellements à la fin de l’année;
• Effectue la gestion de la petite caisse du comptoir de prêt : sort les rapports de caisse une fois par jour, fait le suivi avec le logiciel Clara pour les factures payées et effectue le dépôt hebdomadaire auprès du Service des finances;
• Produit hebdomadairement des rapports de retard des documents et avise les usagers;
• En collaboration avec le coordonnateur, prend des ententes avec les usagers pour le paiement d’amendes et fait le suivi auprès des usagers qui rapportent des documents abîmés;
• Consigne dans Excel différentes statistiques du service (fréquentation, périodiques, etc.);
• Propose des suggestions d’améliorations aux processus et installations déjà en place;
• Participe à l’élaboration d’expositions à la bibliothèque et de toute autre activité culturelle (contacte les enseignants, recherche de thématiques, etc.);
• Conçoit et met à jour les procéduriers en lien avec son secteur d’activité.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Compétences et qualifications requises :

Scolarité et expérience:

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Exigences particulières:

• Très bonne aptitude pour le service à la clientèle et grande capacité d’initiative, d’organisation et de jugement;
• Capacité à travailler avec plusieurs intervenants et sur plusieurs dossiers à la fois;
• Très bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) (réussir test de français niveau II);
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, etc.);
• Être capable d’utiliser convenablement le logiciel Koha, et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si cela s’avère nécessaire.

Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et entrevue:
Test de français (niveau II)
Test de rédaction
Test de Word
Test d'Excel
Test de connaissances

Avantages offerts :

Taux horaire :
Minimum : 23,12 $
Maximum : 28,31 $

Comment postuler :

https://www.collegemv.qc.ca/a-propos-du-cegep/emplois/offres-demploi?!ide_poste=2503!lang=fr!titre=Agente_ou_agent_de_soutien_administratif,_classe_principale_-_Direction_des_%C3%A9tudes

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