Agent.e de soutien administratif, classe 1 – secteur location

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Collège de Maisonneuve
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps partiel
Entreprise : Collège de Maisonneuve
Arrondissement : Mercier—Hochelaga-Maisonneuve
Date de publication : 15 juin 2022
3800 rue Sherbrooke est
Québec H1X 2A2
514 254-7131

Sommaire du poste

Description du poste :

Fonctions
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assister le personnel ainsi que la clientèle des locations et des services à la communauté en préparant et en mettant à leur disposition les espaces et le matériel nécessaire à la réalisation de leurs activités. Elle assiste le personnel technique et la direction en effectuant des travaux administratifs selon des méthodes et procédures établies.

Principales tâches et activités
Dans le cadre des activités du secteur locatif et des activités dédiées à la communauté interne :
• Prendre en charge les processus administratifs relatifs à la préparation, au suivi et au paiement des contrats/factures. Pour cela il faut notamment :
° Assurer le suivi du processus de facturation des contrats de location;
° Émettre des factures;
° Faire des rappels pour les paiements, dépôt des paiements, émission des reçus;
° Demander des corrections de factures émises;
° Effectuer les remboursements;
° Gérer les mauvaises créances et envoyer les avis de recouvrement lorsque nécessaire;
° Effectuer des demandes d’achats.
• Faire les liens avec les différents services du Collège : procéder aux requêtes internes pour la mise en place, entretien ménager, sécurité, stationnement, Services des ressources matérielles, cafétéria, etc;
• Faire visiter les espaces à la clientèle potentiel et référer à la personne responsable des locations et/ou à la direction technique des salles;
• Procéder à la réservation des locaux;
• Lorsque requis, effectuer des opérations permettant de répondre aux demandes de la clientèle : réquisitions de manutention, de sécurité, de ménage, réservations d’équipements audiovisuels, émission de permis de stationnement;
• Proposer/mettre à jour et utiliser des outils de travail pour le secteur (formulaires, cartables, grilles documents, etc.);
• Participer à la création et/ou à la mise à jour des différents outils de promotion du secteur locatif. (Site web, dépliants, lettre, etc.);
• Superviser l’entretien de l’équipement et des locaux utilisés pour les activités des SAEC.

Contribuer aux différents processus administratifs relatif au travail de l’équipe d’appariteurs œuvrant au sein des SAEC:
• Prendre en charge les différentes étapes de la paie. Pour ce faire il faut notamment :
° Faire la vérification des heures travaillées;
° Faire la saisie des feuilles de temps dans Clara.
• Contribuer aux processus de recrutement et de sélection des appariteurs;
• Contribuer à l’organisation de la formation des appariteurs;
• Participer à la coordination du travail de l’équipe d’appariteurs (faire les horaires de travail, la liste des tâches, suivi des incidents, etc.).

Service à la clientèle :
• Accueillir les clients en personnes, prendre des rendez-vous, leur donner l’information de base tel que : la disponibilité des salles, leur utilisation possible ainsi que la tarification;
• Faire payer la clientèle;
• Répondre au téléphone et faire les suivies téléphonique;
• Répondre aux courriels et effectuer les suivis qui en découles;
• Mettre en œuvre les processus de contrôle et de suivi de la qualité des services afin d’évaluer le niveau de satisfaction de la clientèle (sondage, suites, etc.);
• Contacter semestriellement la clientèle pour procéder au renouvellement de leur contrat.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Compétences et qualifications requises :

Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience
Avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Autres exigences
• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Outlook, PowerPoint, Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel.

Atouts
• Être créatif;
• Être en mesure de mener plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les échéanciers;
• Posséder d’excellentes compétences en communication écrite et orale;
• Se distinguer par son leadership, son autonomie et son dynamisme.

Avantages offerts :

No de concours : 2122-ST-140 | No de poste : 905-505-01-CP
Service: Services aux étudiants et à la communauté

Statut : Personne salariée occasionnelle à temps partiel sur projet spécifique
Supérieur immédiat : Jean-Philippe Fortin
Période : Dès le 15 août 2022, jusqu’au 30 juin 2023 *;
Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure; Horaire : Lundi, mardi et mercredi de 9h à 17h;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

* ou jusqu’à ce que nous mettions fin à cet engagement.

Comment postuler :

Les personnes intéressées doivent compléter leur profil de candidature et postuler sur l’affichage numéro 2122-ST-140 avant 16 h 30, le 22 juin 2022, à http://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi.

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