Fonctions – Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et
procédures établies et des travaux de secrétariat et de réception liés au déroulement des activités de son secteur.

Principales tâches et activités
Effectuer toute la logistique de prise et de modification de rendez-vous, et ce selon les besoins des stages :
o Tenir à jour l’agenda des rendez-vous, donner et confirmer les rendez-vous avec les patients;
o Tenir à jour la liste de patients de la journée dans le système informatique;
o Créer des dossiers patients dans le logiciel Dentitek;
o Veiller à la tenue et planification des rendez-vous dans le logiciel;
o Prévoir des places pour des rendez-vous particuliers selon les besoins de formation des stagiaires;
o S’assurer que chaque stagiaire rencontre les exigences requises pour leur apprentissage relativement aux différents types de clientèle, par exemple : clientèle adulte, clientèle enfant, etc;
o Dresser et tenir à jour la liste de patients potentiels;
o Contribuer à équilibrer les cliniques lors de la prise de rendez-vous en coordination avec l’agente de bureau et la coordonnatrice;
o Informer la responsable des stages de l’évolution de l’agenda.

Effectuer les opérations administratives nécessaires au fonctionnement de la clinique dentaire, entre autres :
o Accueillir la clientèle, leur faire remplir les formulaires et questionnaires requis;
o Percevoir et traiter le paiement des frais, émettre des reçus et les inscrire au dossier des patients;
o Répondre au téléphone et assurer le service à la clientèle incluant la réception des plaintes;
o Participer à la gestion des dossiers des patients;
o Classer les dossiers des patients selon les normes établies par la clinique;
o Prendre connaissance des courriels et messages acheminés à la clinique dentaire, y répondre ou assurer le transfert aux personnes concernées.
• Assurer la gestion complète des dossiers des patients (intersessions) :
o S’assurer que les dossiers sont complets et à jour;
o Trier et éliminer les dossiers inactifs;
o Au besoin, fermer des dossiers;
o Ranger les dossiers aux archives.

Offrir du soutien aux membres de l’équipe de la clinique dentaire.

Qualifications requises

Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience
Détenir une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences
• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques.

Atouts
• Avoir déjà travaillé dans un logiciel de prise de rendez-vous tel Dentitek;
• Connaitre la langue anglaise.

Service: Direction des études
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Denise Grondin
Ancienne titulaire : Fatima Neghmouchi
Période : Dès que possible;
Salaire : De 22,36$ à 25,00$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 9h30 à 17h30;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2223-SR-132 avant 16 h 30, le 7 juin 2023, à  :

https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/