Fonctions

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe, selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés s au déroulement des activités de son secteur.

Principales tâches et activités
De façon générale, l’agent.e de soutien administratif devra:
• Mettre en forme différents rapports, actualiser et reproduire des documents, actualiser les pages web du service;
• Participer aux différentes opérations administratives des services :
° Sondage;
° Collecte de données;
° Saisie et extraction de données;
° Transactions comptables.
• Assurer la conservation, l’épuration et l’archivage de dossiers.

En lien avec le secteur de la vie étudiante, il devra :
• Accueillir les étudiants et la clientèle, les diriger, les informer sur les activités et procéder à leur inscription;
• Soutenir l’équipe de la vie étudiante dans l’organisation d’activités, notamment la collation des grades, l’opération appels téléphoniques auprès des nouveaux étudiants, les journées d’accueil, en effectuant différentes tâches de soutien administratif : réservation de locaux, requêtes de manutention et d’entretien ménager, création de documents, impression de documents, envoi d’invitations, accueil des participants, etc.

En lien avec le soutien apporté à l’équipe des Services adaptés dans la gestion des examens, pendant les périodes de pointe (deux semaines à la mi-session et trois semaines à la fin de session), il devra, en collaboration avec l’agent de bureau responsable de la gestion des examens, effectuer les tâches suivantes :
• Recevoir et traiter les demandes de réservation des étudiants;
• Recevoir les questionnaires d’examen accompagnés des directives à faire respecter;
• Collaborer avec les professeurs dans la gestion des demandes d’examens;
• Accueillir les étudiants et s’assurer qu’ils ont le nécessaire pour faire leur examen
• Informer les étudiants des règles des salles d’examen adaptées et expliquer les consignes;
• Assurer la supervision de l’examen;
• Remettre les documents utilisés (feuilles de réponses, copie d’examen, etc.) aux professeurs.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Scolarité

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience

Avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Exigences

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques.

Atouts
• Faire preuve d’initiative et d’autonomie;
• Détenir des aptitudes en service à la clientèle;
• Détenir un grand sens de l’organisation.

Service: Services aux étudiants et à la communauté
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Diane Blanchette
Période : Dès que possible;

Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 *;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2223-SR-110 avant 16 h 30, le 30 mars 2023, à :

https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/