Fonctions

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés s au déroulement des activités de son secteur.

Principales tâches et activités

Effectuer les opérations relatives à l’accueil de la clientèle, la réception et la transmission d’information :
• Recevoir et traiter les appels téléphoniques pour l’ensemble du collège;
• Recevoir et traiter les courriels, fournir des renseignements d’ordre général sur les différents programmes et services offerts à la formation continue, notamment au campus du 6220;
• Accueillir les visiteurs, les renseigner et les diriger vers le service approprié.

Offrir un soutien administratif général pour divers dossiers de son service :
• Effectuer les démarches nécessaires à la réception des demandes d’admission, entre autres :
° Valider l’information et la documentation requise;
° Créer le dossier dans le système Coba et Clara;
° Recevoir et traiter le paiement;
° Aider les personnes à s’inscrire sur le site Web.
• Effectuer des travaux administratifs de soutien nécessaires aux opérations quotidiennes, entre autres :
° Inscrire les gens à des séances d’information et aux alertes, en assurer le suivi nécessaire;
° Imprimer, préparer et tenir à jour divers documents;
° Tenir à jour le tableau de bord;
° Mettre à jour le PPT servant à la diffusion de l’information sur les écrans du campus 6220.
• Collaborer à la logistique des activités quotidiennes de la formation continue, entre autres :
° Ouvrir et préparer les dossiers étudiants relatifs aux demandes d’admission;
° Relancer les candidats en cas de dossier incomplet;
° Effectuer les tâches relatives au paiement des session et du stationnement.
• Collaborer à la préparation et à la réalisation des divers sondages de la formation continue, notamment :
° Compiler et saisir des données.

Effectuer les travaux administratifs relatifs aux opérations quotidiennes du service :
• Assurer la réception de marchandises et du courrier, procéder à leur distribution et au traitement
• Effectuer diverses tâches nécessaires au bon déroulement des activités, entre autres :
° Offrir du soutien aux usagers des photocopieurs;
° Faire des appels de service.
• Effectuer le gardiennage du campus et aviser le service de sécurité en cas d’anomalie.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Scolarité

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience
Avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Exigences
• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques.

Atouts
• Faire preuve d’initiative et d’autonomie.
• Connaître le logiciel Clara.
• Connaissance de OneNote.

Service: Formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Nathalie Ballieux
Ancienne titulaire : Christine Isabelle

Période : Dès que possible;
Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure;
Horaire : Du lundi à vendredi de 8h00 à 16h00;
Lieu de travail : 6220, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2223-SR-104 avant 16 h 30, le 12 mars 2023, à:

https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/