Agent.e de soutien administratif, classe 1

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Collège de Maisonneuve
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps plein
Entreprise : Collège de Maisonneuve
Arrondissement : Mercier—Hochelaga-Maisonneuve
Date de publication : 29 avril 2022
3800 rue Sherbrooke est
Québec H1X 2A2
514 254-7131

Sommaire du poste

Description du poste :

Fonctions
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer une variété de travaux administratifs selon des méthodes et procédures établies.

Principales tâches et activités

Accueillir et renseigner les usagers :
• Assurer la perception des frais et droits facturés aux étudiants, notamment :
o Procéder à la facturation, au traitement des paiements et aux remboursements;
o Émettre les reçus et les rapports journaliers dans Clara;
o Effectuer le balancement de la caisse sur une base quotidienne.
• Accueillir les usagers, répondre à leurs demandes d’information et les diriger vers les ressources concernées, notamment :
o Évaluer les besoins afin de diriger la personne vers la ressource appropriée (API, orienteur, psychologue, etc.);
o Recevoir, valider et traiter diverses demandes concernant le registrariat et le cheminement scolaire;
o Recevoir, répondre ou diriger les appels téléphoniques et les courriels aux personnes concernées;
o Assurer la perception des frais et droits facturés aux étudiants (incluant notamment la facturation, le traitement des paiements et des remboursements);
o Émettre les reçus et les rapports journaliers dans Clara;
o Effectuer le balancement de la caisse sur une base quotidienne.
• Renseigner les usagers en personne ou au téléphone sur toute demande d’information concernant le registrariat ou l’ensemble d’activités du Collège, entre autres :
o Renseigner les étudiants sur diverses procédures et démarches reliées à l’organisation scolaire (échéancier, conséquences, etc.);
o Expliquer ou vulgariser l’information reçue par les étudiants sur Omnivox ou autres moyens de communication du Collège.
• Assurer la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda des agents de l’aide pédagogique individuel (API), selon la disponibilité de ressources et les besoins de la clientèle, entre autres :
o Établir un ordre de priorité selon l’analyse des besoins et des situations personnelles particulières;
o Appliquer les paramètres de distribution et disponibilité des rendez-vous;
o Tenir à jour un registre des rendez-vous puis en faire rapport aux gestionnaires;
o À l’aide d’une console de contrôle, annoncer à l’API l’arrivée d’un client puis signaler à celui-ci le moment pour se diriger au bureau correspondant.

Le soutien administratif :
• Offrir un soutien administratif à l’équipe de l’organisation scolaire, entre autres :
o Préparer l’envoi du courrier (envois massifs, chèques, etc.);
o Produire, numériser et classer divers documents;
o Au besoin, assurer la cueillette et la distribution du courrier;
o Suite aux blocages d’accès, réinitialiser des mots de passe d’Omnivox;
o Recevoir et classer les dossiers d’admission (SRAM);
o Procéder à l’épuration des dossiers.
• Suite à la réception de demandes au comptoir, effectuer les travaux administratifs nécessaires pour répondre à celles-ci, notamment :
o Préparer divers documents et lettres officiels concernant l’organisation scolaire;
o Préparer et remettre des diplômes.

Tâches diverses :
• Assurer la révision linguistique et la mise en forme de documents;
• Initier au travail des nouveaux collègues.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Compétences et qualifications requises :

Scolarité Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente. Expérience Avoir un minimum d’une (1) année d'expérience pertinente. Exigences • Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit; • Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques; Atout • Connaître les logiciels Outlook et Clara.

Avantages offerts :

No de concours : 2122-SR-124 | No de poste : 815-505-14 Service: Organisation scolaire Statut : Personne salariée régulière à temps complet Supérieure immédiate : Luce Delisle Ancienne titulaire : Nadia Harvey Période : Dès que possible; Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure; Horaire : Du lundi à vendredi de 9h00 à 17h00; Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Comment postuler :

Les personnes intéressées doivent compléter leur profil de candidature et postuler sur l’affichage numéro 2122-SR-124 avant 16 h 30, le 16 mai 2022, à http://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi. Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection. Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.

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