Agent.e de soutien administratif, classe 1

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Collège de Maisonneuve
Administration et Bureautique
Type d'emploi : Temps plein
Entreprise : Collège de Maisonneuve
Arrondissement : Mercier—Hochelaga-Maisonneuve
Date de publication : 15 septembre 2022
3800 rue Sherbrooke est
Québec H1X 2A2
514 254-7131

Sommaire du poste

Description du poste :

Fonctions
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Principales tâches et activités
Effectuer des opérations administratives et cléricales pour les programmes placés sous la responsabilité des directions adjointes dont relève le poste :
• Préparer et acheminer les réquisitions, demandes de personnel, demandes de paiement, transferts budgétaires, feuilles de temps;
• Effectuer le suivi budgétaire et la rédaction de contrat;
• Planifier, convoquer et organiser les réunions des comités de programmes et de départements;
• Voir à l’application du règlement sur le plagiat pour les plaintes issues des programmes ou départements visés : recevoir et préparer les documents, convoquer et organiser les rencontres prévues aux procédures;
• Recevoir les demandes, requêtes ou plaintes des professeurs ou étudiants des programmes ou départements visés et en faire un traitement de premier niveau : cueillette d’information et liaison auprès des instances concernées, résolution de problème si possible, référence au directeur adjoint si requis;
• Procéder à l’approvisionnement de fournitures diverses;
• Pour les programmes de Technique de génie électrique (TGÉ), soins infirmiers et techniques auxiliaires de la justice : gérer la procédure de réclamation de frais de déplacement;
• Pour le programme de techniques policières : assurer la liaison avec les services des finances pour les opérations budgétaires des tests d’admission : réception des paiements et paiements des honoraires.

Effectuer les opérations relatives à l’application de programmes, d’activités ou de règlements spécifiques :
• Effectuer des tâches relatives au programme d’insertion professionnelle et d’évaluation du nouveau personnel enseignant (PIPENPE) et au programme d’évaluation formative du personnel enseignant (PEFPE) :
° Assurer le suivi et la mise à jour de la base de données relative aux deux programmes d’évaluation des enseignants;
° Assurer la transmission des informations aux personnes impliquées dans le processus d’évaluation;
° En collaboration avec les ressources humaines, le service de développement pédagogique et la direction des études, organiser la rencontre d’accueil des nouveaux enseignants;
° Participer à l’organisation de la formation en insertion professionnelle : convoquer les enseignants, préparer et transmettre les documents nécessaires, organiser la rencontre de graduation.
• Assurer des tâches en lien avec les activités Alternance Travail/Études (ATE) (programme TGÉ) :
° S’assurer de l’éligibilité des étudiants référés par les départements en fonction des critères du ministère;
° Recevoir et transmettre au directeur adjoint le contrat d’entente avec les milieux de stage;
° Annuellement, à la suite des stages, faire la saisie dans le logiciel Clara du nombre d’heures effectuées en ATE et en assurer la transmission au ministère en respectant l’échéancier;
° Annuellement, transmettre les données finales relatives à l’ATE au ministère pour tous les finissants en respectant l’échéancier;
° Annuellement, recevoir et transmettre aux enseignants les critères d’éligibilité à l’ATE émis par le ministère.
Effectuer la gestion et la mise à jour de divers documents :
• Recevoir les procès-verbaux des comités de programmes et en assurer le classement;
• Recevoir et classer les plans de cours et faire les suivis requis; transmettre la copie pour archivage à la bibliothèque;
• Obtenir les plans-cadres et les cahiers de programmes et les transmettre afin de les rendre accessibles pour le système d’information sur les programmes à la suite de l’approbation par l’instance concernée.

Effectuer les tâches de secrétariat pour les directeurs adjoints dont relève le poste :
• Prendre les rendez-vous, gérer les appels téléphoniques et les courriels;
• Préparer et gérer des documents requis à l’exercice de leur fonction;
• Organiser les rencontres des comités dont ils ont la responsabilité : convocation des rencontres, réception et transmission des documents requis, réservation de locaux.

Jouer un rôle d’accueil pour les personnes se présentant à la direction des études :
• Déterminer leurs besoins et les orienter vers la personne ou le service concerné;
• Offrir lorsque possible un traitement de premier niveau : cueillette d’information et liaison auprès des instances concernées, résolution de problèmes.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Compétences et qualifications requises :

Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience
Avoir un minimum d’une (1) année d'expérience pertinente.

Exigences
• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;

Atouts
• Connaître les logiciels Outlook, Clara et Coba;
• Bonnes connaissances des logiciels Teams, Zoom et de la suite Office 365;
• Bonnes habiletés avec les technologies.

 

Avantages offerts :

Service: Direction des études
Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate : Geneviève Rock
Titulaire : Yacina Zeraoui
Période : Dès que possible, jusqu’au 8 avril 2023*;
Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure;

Horaire : Du lundi à vendredi de 8h30 à 16h30, avec possibilité de télétravail deux jours par semaine;
Lieu de travail : 3880, rue Sherbrooke Est, Montréal.

*jusqu’au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous y mettions fin à ce remplacement.

Comment postuler :

Les personnes intéressées doivent postuler sur l’affichage numéro 2223-ST-034 avant 16 h 30, le 25 septembre 2022, à https://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi/offres-demploi/.

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