Équipe RDP a pour mission de contribuer au développement social et à l’amélioration de la qualité de vie de la population de Montréal et de ses environs en offrant des programmes de loisirs et d’intervention sociale.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité de la Direction générale d’Équipe RDP, le titulaire du poste est responsable des tâches reliées à la gestion administrative de l’organisme dans le but de contribuer à la réalisation de sa mission et la mise en œuvre des décisions du Conseil d’administration (CA).

DESCRIPTION DES TÂCHES

Administration & Comptabilité

• Assister le directeur général sur tous les aspects administratifs de la gestion de l’organisme;
• Assister le directeur général dans l’élaboration et la mise à jour des procédures administratives;
• Faire le suivi et la mise à jour des documents corporatifs telles la charte, la déclaration d’immatriculation, règlements généraux et les documents de l’assemblée générale annuelle;
• Assurer le suivi administratif des contrats externes avec les partenaires, fournisseurs;
• Faire des demandes de soumissions auprès des divers fournisseurs de biens et services;
• Faire le suivi du dossier des assurances auprès des courtiers;
• Assister le directeur général dans la gestion des feuilles de temps, de la tenue de livres et de la coordination des tâches comptable (classer les factures, préparer les chèques, faire les dépôts bancaires, gérer la petite caisse);
• Tenir à jour l’inventaire de l’équipement et du matériel de bureau.

Réception et Secrétariat

• Assurer un service à la clientèle en recevant les appels téléphoniques et les courriels en fournissant l’information générale sur l’organisation;
• Accueillir les visiteurs selon les standards et la culture de l’organisation;
• Gérer l’agenda du directeur général;
• Gérer les appels, la correspondance et les demandes d’informations;
• Produire la correspondance courante et réviser les documents administratifs courants et rapports, présentations et d’autres documents officiels; * Effectuer la tenue des bases de données informatiques;

• Procéder au classement général et l’archivage de documents;
• Recevoir et trier le courrier;
• Rédiger et mettre en page les procès-verbaux du Conseil d’administration.